1.會場預(yù)約

    我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃 ; 我們將根據(jù)會議的級別，為您選擇會議舉辦地：我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn)；我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

2.負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試

    我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。

3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作

    我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù)：我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

4.參會者的接送

    我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。

5.參會者的餐飲

    我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。

6.參會者業(yè)余時(shí)間的安排

    我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式；我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行；我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。

    會議操作常識

    無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

    1.需要做些什麼？

    會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

    2.誰來籌劃會議？

    從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

    會議籌劃者的職責(zé)：作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

善于與人共事  能夠安排恰倒好處的菜單

善于注意小節(jié)  能夠熟練操作電腦

善于解決問題  能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

善于與人協(xié)商  能妥善接待貴賓和外國客人

能夠管理會議財(cái)務(wù)事宜  熟知各種禮儀

熟悉酒店運(yùn)作  行事果斷、執(zhí)著

    會議籌劃者的任務(wù)：

    制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)

    制定會議議程 了解可供使用的場所和設(shè)施情況

    選擇或提議合適的場所 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施

    安排交通事宜 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動

    招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排工作

    確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排 視察選定的場所和設(shè)施

    與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）

    確定印刷公司 安排食品、飲料有關(guān)事宜

    討價(jià)還價(jià) 同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

    3.主要會議類型：

    銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

    年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

    產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

    研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

    專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

    獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵。

    培訓(xùn)會議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

    4.會議籌劃步驟：

    目的和目標(biāo)：確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標(biāo)和目的有以下一些：

    培訓(xùn)、通知、教育、探討問題、做決策

    引入新事物或介紹新人員

    激勵、開發(fā)、展示、促進(jìn)與改善、解決問題

    討論如何贏利、贏利

    5.在你籌劃一個會議時(shí)，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預(yù)計(jì)召開會議的日期；

會議預(yù)計(jì)召開幾天；

打算在什麼地方召開會議；

會議形式或程序是什麼；

需要多大的場地；

以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何；

將有多少人到會；

會議預(yù)算是多少；

與會者對費(fèi)用開支很在意嗎？

打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施；

打算選用的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；

誰來制作會議邀請函；

會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎？

會議的發(fā)言人有哪些？

會議需要什麼樣的視聽設(shè)備；

需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

與會者可以攜帶家屬嗎？

打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

由誰來承擔(dān)這些活動的費(fèi)用