隨著會展市場的日益成熟，酒店會議逐漸增多，對服務(wù)水平、服務(wù)規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量上的要求增加，由于會議服務(wù)的特殊性，具有以下特點，接下來由沈陽會議服務(wù)公司的小編來告訴大家吧！

會議種類多，會議方式多樣化，靈活性強(qiáng)，需要酒店根據(jù)會議形式，提供個性化服務(wù)；

會議團(tuán)隊參會人員多、涉及面廣，在酒店實行會議、住宿、餐飲、娛樂等一系列活動，需要酒店在會議過程中優(yōu)化會議服務(wù)流程，提供快速、周到的服務(wù)，來滿足客戶的需求；

會議規(guī)模大，而會務(wù)人員少，大量準(zhǔn)備工作來不及做，需要各個部門協(xié)助完成；會議期間客戶活動多，日程安排緊湊，就餐時間集中、用量大，要求餐飲供應(yīng)準(zhǔn)時，及時、高效為客戶提供服務(wù)；

會議服務(wù)的上述特點決定了在會議服務(wù)運(yùn)營管理過程中，酒店需要對會議服務(wù)運(yùn)營過程及其運(yùn)營系統(tǒng)的設(shè)計、計劃、組織和控制。為了提高酒店會議服務(wù)的運(yùn)營效率，酒店在接待會議團(tuán)隊時，需要采取以下策略：

建立以客戶為中心的會議柔性組織

會議經(jīng)理在會議服務(wù)過程中，以客戶需求為導(dǎo)向，有相當(dāng)?shù)淖灾鳈?quán)和主動性，有權(quán)合理調(diào)配部門的人力、物力，以做出快速的反應(yīng)；會議金鑰匙（與客戶接觸的銷售人員）是會議組織的軸心，串接各部門的會議產(chǎn)品和服務(wù)，向賓客提供全過程、全天候的服務(wù)。

會議服務(wù)流程優(yōu)化

酒店在會議服務(wù)過程中，優(yōu)化關(guān)鍵服務(wù)流程，提高會議服務(wù)運(yùn)營效率。

（1）入住

會議團(tuán)隊到達(dá)酒店時，由服務(wù)人員指引顧客到總臺，到達(dá)總臺后，前臺接待主動協(xié)助領(lǐng)隊確認(rèn)，并做好團(tuán)隊其他顧客的接待工作，由于會議團(tuán)隊顧客數(shù)量多，大量顧客在大堂喧嘩，影響酒店正常工作，給其他顧客帶來不好影響，需要帶領(lǐng)團(tuán)隊顧客落座休息，加快團(tuán)隊入住辦理速度。

（2）會議接待

會議籌備階段酒店需要做好細(xì)致的準(zhǔn)備工作，根據(jù)客戶對會議的要求，做好會場布置，對必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備等會議設(shè)施認(rèn)真調(diào)試，準(zhǔn)備需用的會議用品。在會議召開前期，顧客一般會提前到達(dá)并等待，此時酒店需要安排便利場所讓顧客休息；在召開會議階段，工作人員要主動配合會議組織者，加強(qiáng)協(xié)調(diào)與配合，認(rèn)真做好各個環(huán)節(jié)的銜接，做到隨機(jī)應(yīng)變，按需行事，確保會議萬無一失。

（3）餐前準(zhǔn)備

在為會議團(tuán)隊客戶提供餐飲服務(wù)時，由于參會人員多，有不同的需求，酒店應(yīng)在菜肴品種不斷創(chuàng)新，推出新的有吸引力的菜肴；會議期間顧客活動多，日程安排緊湊，用餐量大，酒店在餐飲上應(yīng)針對會議顧客用餐量大的需求，增加菜量，為他們提供營養(yǎng)菜肴，滿足體能的要求。會議一般要召開三至五天,為保持餐飲對會議客戶的新鮮感，菜單要避免、重復(fù)；烹調(diào)方法和宴會形式根據(jù)會議活動、需要靈活安排自助餐、正式宴會等形式,增強(qiáng)餐飲對顧客吸引力。

（4）用餐期間管理

由于會議客戶人數(shù)多，就餐時間集中，需要合適的上菜速度，需要服務(wù)員根據(jù)桌面菜品的數(shù)量、 菜肴的加工時間以及客戶的就餐情況等，掌握供餐時間，隨時為廚房進(jìn)行提醒服務(wù)，與廚房工作人員配合，提高上菜速度，提供高效率服務(wù)。由于會議客戶就餐人員多，標(biāo)準(zhǔn)比較高，且容易出現(xiàn)突發(fā)情況，要求餐飲部門細(xì)化服務(wù)內(nèi)容，接待前及時對會議情況進(jìn)行各方面掌握，并且合理的進(jìn)行服務(wù)人員調(diào)配，由專人全場跟蹤用餐情況，監(jiān)督服務(wù)員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率及服務(wù)質(zhì)量，及時協(xié)調(diào)就餐中出現(xiàn)的問題。

（5）退房

會議團(tuán)隊離店時，由于人數(shù)多，用房多，查房時間較長，容易造成大量顧客停滯前臺，給前臺工作帶來較大壓力，影響其他客戶辦理手續(xù)。酒店在為會議團(tuán)隊退房前，應(yīng)及時聯(lián)系會議組織者，掌握會議團(tuán)隊離店日期和時間，安排顧客分批次退房，錯開集體退房，并及時聯(lián)系前廳部與管家部，增加服務(wù)員工或安排熟練員工，提前安排查房，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，避免過多顧客積壓在前臺的現(xiàn)象，保證顧客滿意離店。酒店在會議接待過程中，以客戶需求為導(dǎo)向，有效整合并合理配置，各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，密切配合，在會議客戶的報到、用房、用餐、會議等一系列服務(wù)中優(yōu)化會議服務(wù)流程，提供快速、周到的服務(wù)，提高會議服務(wù)運(yùn)營管理效率，滿足客戶需求。

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